Huishoudelijk reglement – Volkstuinen Dentgenbach

Volkstuinen Dentgenbach Kerkrade

Dit huishoudelijk reglement is gebaseerd op de statuten en een aanpassing van de statuten. Opgemaakt door notaris Oostwegel te Kerkrade in de betreffende jaren.

Artikel 1:

Ieder tuinder van de vereniging dient minstens 18 jaar te zijn.

Artikel 2: nieuwe tuinder

Vóór de toetreding als tuinder van de vereniging wordt het reglement ter beschikking gesteld.
Indien de kandidaat aangeeft zich te houden aan de bepalingen zoals opgenomen in het reglement, kan hij als tuinder worden geaccepteerd.
Het lidmaatschap wordt aangegaan voor een periode van minimaal een (1) jaar en wordt indien geen opzegging (wederzijds) vóór 1 januari is ontvangen stilzwijgend verlengd.
Bij het aangaan van het lidmaatschap is de nieuwe tuinder een waarborgsom verschuldigd die jaarlijks bij de algemene ledenvergadering op voorstel van het bestuur wordt vastgesteld, afhankelijk van de grootte van de ter beschikking gestelde tuin.
Bij het aanvaarden van het lidmaatschap is men verplicht de reglementen, de besluiten en de aanwijzingen van het bestuur op te volgen.
Toewijzing van een tuin geschiedt door het bestuur.
Eenieder verblijft geheel op eigen risico op het tuincomplex en parkeerterrein.

Artikel 3: de tuin

De tuinder dient de ter beschikking gestelde tuin te aanvaarden in de staat waarop deze door het bestuur wordt toegewezen.
Ieder tuinder heeft de verplichting zijn ter beschikking gestelde tuin goed te onderhouden zodat mogelijke overlast door o.a. onkruid aan overige tuinen in een vroegtijdig stadium door maatregelen kan worden voorkomen.
De tuinder is verplicht, indien deze voor een langere periode de tuin niet kan onderhouden, dit te melden aan het bestuur. De tuinder dient er gedurende die periode zelf voor te zorgen dat het onderhoud van de tuin op behoorlijke wijze geschiedt. De personen (familie) die de tuin in die periode zullen onderhouden, worden aan het bestuur gemeld. Gedurende deze periode dienen deze personen de aanwijzingen van het bestuur op te volgen en de bepalingen in het reglement te respecteren. Voor deze personen gelden dezelfde verplichtingen en regels als voor de tuinder.
Het in gebruik afstaan of ruilen van een tuin is niet toegestaan zonder dat hiervoor schriftelijke goedkeuring is verkregen van het bestuur.
De tuinder behoort zijn tuin(en) vóór 1 mei op orde te hebben. Uiterlijk op 31 oktober is de tuin “winterklaar”. “Winterklaar” betekent o.a. dat los zeil of andere wind vangende onderdelen stevig zijn opgeborgen of zijn vastgezet.

Artikel 4: gebruik beschikbaar gestelde tuin, tunnel

Het planten van laagstamfruit is in principe toegestaan, echter hier is het aan te bevelen met het bestuur op voorhand te overleggen. De hoogte van de bomen mag geen overlast voor andere tuinders zijn.
Bij gebruik van regentonnen is de tuinder verplicht deze af te dekken met een deksel of fijnmazig net, om vermeerdering van o.a. muggenlarven tegen te gaan.
Tuinder is verplicht minimaal een wisselteelt van vier jaar toe te passen. i.v.m. aardappelziekte, knolvoet en bodemmoeheid.
De (kweek)tunnel kan door iedere tuinder gebruikt worden. Op de werkbanken is voor iedere tuin een afgebakende plaats ingetekend. Tuinder laat werkplekomgeving schoon achter en ruimt het gebruikte materiaal op.
Indien tuinder koe- of paardenmest wenst te kopen, dient hij met een lid van de technische commissie daartoe een afspraak te maken. De technische commissie zorgt ervoor dat de mestplaats toegankelijk is. De kosten per kruiwagen worden ter plaatse met de technische commissie contant afgerekend

Artikel 5: gebruik schuilaccommodatie

Schuilaccommodatie is voor iedere tuinder toegankelijk als deze open is. Openingstijden zijn variabel en seizoensafhankelijk.
Tuinders kunnen gebruik maken van het toilet, maar verplichten zich deze na gebruik hygiënisch en schoon achter te laten.
Schuilaccommodatie wordt ordentelijk en netjes gebruikt, o.a. vieze schoenen worden buiten uitgedaan.
Koffie, frisdrank en andere versnaperingen zijn tegen betaling te verkrijgen.

Artikel 6: contributie

De contributie inclusief de huurpenningen en de eventuele andere bijdragen worden op voorstel van het bestuur in een jaarlijks te houden algemene ledenvergadering (ALV) vastgelegd. Het in de ALV bedrag moet bij vooruitbetaling worden voldaan aan de penningmeester of aan degene die hem vervangt. Het bestuur draagt er zorg voor dat ieder tuinder tijdig op de hoogte gesteld wordt van de wijze waarop de betaling dient te geschieden.

Artikel 7: uitblijven betaling contributie

Betaalt een tuinder de huur van de tuin(en) niet ondanks twee (2) schriftelijke betalingsherinneringen, wordt de tuinder geroyeerd.

Artikel 8: beëindiging lidmaatschap

Het lidmaatschap eindigt door:

Schriftelijk opzeggen door de tuinder.
Overlijden.
Royement (vervallen lidmaatschap) door het bestuur.

Artikel 9: staat van de tuin na beëindiging lidmaatschap

Bij beëindiging van het lidmaatschap zoals genoemd in artikel 7 dient de tuin binnen 14 dagen in goed verzorgde staat te worden achtergelaten. Na beoordeling door het bestuur zal, indien een waarborgsom bij de aanvang van het lidmaatschap is betaald, deze waarborgsom, afhankelijk van de staat van de tuin, in zijn geheel of gedeeltelijk worden terugbetaald.
Niet verwijderde eigendommen kunnen na het verstrijken van deze termijn door het bestuur op kosten van de vertrekkende tuinder worden verwijderd of zullen in mindering worden gebracht van de terug te betalen waarborgsom.
De reeds betaalde bedragen zoals vermeld in artikel 5 zullen bij een voortijdige beëindiging niet worden terugbetaald.
Indien opzegging niet vóór 1 januari is geschied, blijft voor het hierop volgende jaar de vastgestelde contributie verschuldigd.

Artikel 10: royement

Leden die handelen in strijd met de statuten of het reglement, kunnen door het bestuur worden geroyeerd.
Het royement zal schriftelijk worden bevestigd.

Artikel 11: toegang tuinderscomplex

Het tuinderscomplex is toegankelijk 1 uur na zonsopgang tot 1 uur vóór zonsondergang.
Het complex dient via de gebruikelijke ingangen te worden betreden.
Het is niet toegestaan zich in kennelijke staat van dronkenschap en/of onder invloed van drugs op het complex te bevinden.
Personen die niet onder begeleiding staan van een tuinder van de vereniging worden verwijderd.
De tuinder is aansprakelijk voor de onder zijn begeleiding staande personen.

Artikel 12: openbare paden

Ieder tuinder dient het deel van het openbare pad dat zich naast of voor zijn ter beschikking gestelde tuin bevindt vrij te houden van onkruid en dient deze paden vrij te houden van obstakels.

Het bestuur zal de tuinder erop aanspreken als door onkruid op zijn pad overlast voor andere tuinders ontstaat.

Het bestuur zorgt voor het onkruidvrij houden van de parkeerplaats en de garage. Mocht hierbij gebruik gemaakt moeten worden van onkruidbestrijdingsmiddelen, dan zal dat gebeuren onder inachtneming van de hiervoor geldende regels (zie 13 e).

Artikel 13: gebruik van de tuin

Ieder tuinder dient de ter beschikking gestelde tuin opgeruimd te houden.
De tuinder is vrij in het verbouwen van gewassen, echter met inachtneming van de door het bestuur gewenste gedragslijnen inzake wisselteelt, de wettelijke bepalingen inzake aardappelziekte, knolvoet en bodemmoeheid en de door de overheid verboden gewassen (bijv. Cannabis).
De tuinder is vrij de tuin naar eigen keuze te betegelen.
Ook moet de tuinder toestaan dat het aardappelgewas op het gehele complex volgens de richtlijnen van de overheid via door het bestuur aangestelde personen collectief zal worden bespoten. Er wordt door het bestuur collectief gespoten tegen o.a. aardappelziekte en coloradokever.
I.v.m. de verspreiding van de coloradokever dient iedere tuinder aardappelloof te controleren op coloradokevers en de larven en de eieren van deze kevers. Beide dienen vernietigd te worden. Controle dient meerdere malen per week te gebeuren tijdens het aardappelseizoen. Dit om verspreiding naar aanpalende tuinen te voorkomen. De coloradokever kan ook op andere nachtschadegewassen voorkomen o.a. tomaten en aubergine. Ook deze gewassen dienen meerdere keren per week gecontroleerd te worden. Aardappelloof en tomatenafval mogen niet op de composthoop. Alle afval van nachtschadeplanten, waartoe naast de aardappelen ook tomaten en aubergines behoren, dient via RD4 afgevoerd te worden.
I.v.m. wisselteelt houdt het bestuur bij waar aardappels jaarlijks geteeld worden. Worden aardappels binnen 4 jaar in hetzelfde stuk tuin geplant zal het bestuur tuinder mondeling en schriftelijk opdragen de aardappels te verplaatsen. Gebeurt dit niet binnen de door het bestuur gesteld periode, behoudt het bestuur zich het recht voor om de aardappels te verwijderen.
I.v.m. de verspreiding van giftige stoffen door kruisbestuiving van kalebassen met pompoenen, komkommers en courgettes is het niet toegestaan kalebassen te verbouwen.

Artikel 14: gebruik elektrische of motorische apparaten

Het gebruik van meegebrachte en/of aanwezige elektrische of motorische apparatuur geschiedt geheel op eigen risico. Volkstuinen Dentgenbach Kerkrade aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade, direct of indirect, veroorzaakt door het gebruik van deze apparaten.
Aansprakelijkheid voor schade of letsel voortvloeiend uit het gebruik van eigen elektrische of motorische apparaten wordt uitdrukkelijk uitgesloten door Volkstuinen Dentgenbach Kerkrade.
De huurder is aansprakelijk voor schade aan de accommodatie of letsel aan derden, veroorzaakt door defecte of onjuist gebruikte eigen elektrische of motorische apparatuur.

Artikel 15: verboden

Het is niet toegestaan:

chemische bestrijdingsmiddelen te gebruiken zonder goedkeuring van het bestuur.
aftakkingen en aansluitingen te maken op de waterleiding en het elektriciteitsnet
de tuin te besproeien met behulp van een aansluiting op het waterleidingnet.
zonder toestemming van de betreffende tuinder diens tuin te betreden.
buiten de tuin vuil en afval te storten.
zonder toestemming van het bestuur afrasteringen te verbreken of te verplaatsen.
de tuin als opslagplaats te gebruiken.
het zich toe-eigenen van andermans spullen en gewassen. Indien een tuinder op heterdaad betrapt wordt op diefstal, zal aangifte gedaan worden bij de politie. De betreffende tuinder wordt onmiddellijk geroyeerd.
dat het deel van het openbare pad dat zich naast of voor zijn ter beschikking gestelde tuin bevindt te gebruiken als stalling of opslag.
Dat er geen wisselteelt minder dan vier jaar.

Artikel 16: samenstelling bestuur

Het bestuur van de vereniging bestaat uit een oneven aantal leden van tenminste zeven.
De leden van het bestuur worden op de jaarvergadering schriftelijk (statuten art. 16 lid 7)gekozen voor een periode van vier jaar. Het dagelijks bestuur ondertekent alle uitgaande stukken van de Volkstuinen. (Dagelijks bestuur zijn de bestuursleden die zijn ingeschreven in het KvK)
De secretaris stelt een aftredingsschema op om te voorkomen dat het bestuur in zijn geheel na vier jaar moet aftreden.
Een tussentijds gekozen bestuurslid treedt af op het tijdstip waarop zijn voorganger aan de beurt van aftreden was.

Artikel 17: overdragen informatie door aftredend bestuurslid

Ieder bestuurslid is gehouden binnen 3 weken na zijn aftreden alle, vanwege zijn functie, onder beheer staande bescheiden en materialen van de Volkstuinen aan zijn opvolger over te dragen.
Hij verschaft zijn opvolger ieder gewenste informatie over de dan lopende zaken.

Artikel 18: voorzitter

De voorzitter maakt deel uit van het bestuur. De voorzitter heeft de leiding van alle vergaderingen en kan na overleg met de andere leden van het bestuur de vergadering schorsen en verdagen. Deze vergadering moet binnen 3 dagen na schorsing worden hervat.
De voorzitter en de leden van het bestuur zien toe op een juiste naleving van de reglementen van de Volkstuinen.
De voorzitter is de woordvoerder van elke officiële vertegenwoordiging van de vereniging. Bij verhindering wijst hij een plaatsvervanger aan.
De voorzitter wordt anders dan de overige bestuursleden, steeds door de ALV benoemd voor de duur van een jaar. (statuten art. 9 lid 1)

Artikel 19: secretaris

De secretaris voert de correspondentie namens het bestuur. Hij administreert en correspondeert volgens Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
Bij de secretaris berust de zorg voor het archief, waarin alle van belang zijnde stukken en afschriften van de door hem gevoerde correspondentie worden bewaard.
De secretaris schrijft, in overleg met de voorzitter, vergaderingen uit.
De secretaris zorgt voor een overzichtelijk archief.
De secretaris houdt aantekening van alle in vergadering genomen besluiten.
De secretaris maakt een overzicht van in- en afschrijvingen van huurders en beheert een actuele ledenlijst.
De secretaris geeft op de ALV een verslag van zijn bevindingen over de afgelopen periode.
De secretaris verzorgt de klapper in de schuilaccommodatie met alle fysieke notulen van bestuurs- en ledenvergadering. Deze klapper is vrij toegankelijk voor de leden en voldoet aan de wet openbaarheid van het bestuur. In deze klapper bevinden zich ook kopieën van de statuten van de vereniging ter inzage voor de leden.

Artikel 20: penningmeester

De penningmeester beheert alle financiën van de vereniging.
De penningmeester zorgt voor het innen van de huren en eventuele overige verschuldigde bedragen en verrichte betalingen.
De penningmeester draagt er zorg voor dat van alle financiële transacties bewijsstukken kunnen worden overlegd.
De penningmeester draagt zorg voor een tijdige betaling van de door de vereniging aangegane financiële verplichtingen.
De penningmeester brengt het bestuur tijdig op de hoogte indien een of meer huurders hun bijdragen niet op tijd hebben voldaan.
De penningmeester zet de gelden die niet nodig zijn voor directe betalingen op een rekening op naam van de vereniging. Eventuele baten door rente enz. vloeien in de kas van de vereniging.
De penningmeester brengt in de bestuursvergadering tussentijds verslag uit van de financiële situatie van de vereniging.
De penningmeester zorgt voor het financieel jaarverslag. Op de ALV brengt hij schriftelijk verslag uit over het financiële beheer van het afgesloten boekjaar. Hij presenteert tevens de begroting van het komende jaar.
De penningmeester draagt zorg dat de administratie aan de wettelijke verplichting voldoet.

Artikel 21: technische commissie

De leden van de technische commissie

Beheren de schuilaccommodatie,
Dragen zorg voor het waterbeheer in de volkstuin en vullen op verzoek van de tuinders de watertanks,
Verhuren de aanhanger.
organiseren in overleg met het bestuur nader vast te stellen activiteiten
kunnen bij eventuele calamiteiten aanwijzingen geven. Deze aanwijzingen dienen te worden opgevolgd.

Artikel 22: schorsing bestuurslid

Een bestuurslid kan tussentijds door een meerderheid van het bestuur worden geschorst, indien de belangen van de Volkstuinen door hem niet naar behoren worden behartigd.
Over schorsing van een bestuurder wordt niet gestemd voordat de te schorsen bestuurder de gelegenheid heeft gehad zich in een bestuursvergadering te verdedigen.
De te schorsen bestuurder heeft tijdens de stemming geen stem, indien de stemmen staken heeft de voorzitter een doorslaggevende stem.

Artikel 23: Algemene Ledenvergadering (ALV)

De Algemene Ledenvergadering (ALV) vindt tenminste eenmaal per jaar plaats, en dat binnen een halfjaar na het sluiten van het afgelopen boekjaar.
Op deze vergadering worden door het bestuur en de eventuele commissies verslagen uitgebracht over de verrichtingen in het afgelopen jaar.
Tevens worden de leden van de diverse commissies benoemd. Leden van de vereniging kunnen zich tijdens de jaarvergadering voor de commissies aanmelden.
De besluiten van de ALV zijn bindend voor alle leden.

Artikel 24: kascontrole

Ter controle van het financiële beheer wordt jaarlijks tijdens de algemene ledenvergadering uit de leden een kascontrolecommissie benoemd.
Deze commissie bestaat uit 2 leden en 1 reserve lid.
De leden van deze commissie hebben ten hoogste 3 jaar zitting.
Ze zijn bij aftreden niet terstond herkiesbaar.
Zij controleren minstens eenmaal per jaar de boeken.
De leden van de commissie zijn verplicht tot geheimhouding tegenover derden.

Artikel 25: aanpassing huishoudelijk reglement

Het bestuur doet tijdens een ALV voorstellen tot wijziging of aanvulling van dit reglement.
Over deze voorstellen wordt tijdens de ALV gestemd.
Deze voorstellen zijn aangenomen, indien de ALV volstrekte meerderheid daartoe besluit. (statuten art. 16 lid 3 en art. 19)

Artikel 26: stemming personen

Stemmingen over personen geschieden schriftelijk. (statuten art. 16 lid 7)

Artikel 27: regelement niet in voorziet

In alle gevallen waarin dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist het bestuur.